Implementacja systemów informacyjnych.
Nie jestem informatykiem, ale od 30 lat, pracując zarówno w Polsce jak i za granicą, w dużych korporacjach, średnich firmach oraz prowadząc własną działalność, byłem i jestem użytkownikiem bardzo wielu systemów informatycznych.
Wdrażałem centralne rozwiązania informatyczne, będąc głównym zainteresowanym, projekt managerem, pośrednikiem czy koordynatorem.Starałem się łączyć interes działów IT z biznesem, usprawniałem proces komunikacji i dbałem o to, aby technologia służyła człowiekowi.
Prze wiele lata, moim szefem był informatyk. Który pokazywał mi, że prawie wszystko, można „sprowadzić i zamknąć” do rozwiązań informatycznych i informacyjnych. Niejednokrotnie miał rację, ale nie zawsze .. .
Wszystkie przerobione, odrobione i nie odrobione lekcje, są dla mnie barwną biblioteką doświadczeń. Które zbierałem latami.
Doświadczenia z systemami informacyjnymi, którymi chciałbym się podzielić, dotyczą różnych obszarów działalności biznesowej.
Te w których sam zdobyłem doświadczenie to:
- BPM – Business Process Management
- ERP – Enterprise Resource Planning
- ERM – Enterprise Relationship Management
- SCM – Supply Chain Management
- i CRM – Customer Relationship Management
Po co nam nowe rozwiązanie, czy system informatyczny?
a dobrze określony cel jaki przyświeca implementacji, jest jednym z kluczowych elementów procesu wdrożenia. Oczywiście w dużych firmach i międzynarodowych korporacjach często są to decyzje „polityczne”, wynikają z relacji biznesowych, czy są na przykład efektem chwilowego oświecenia jednego z decydentów.
Na takie decyzje często nie mamy wpływu, dlatego chciałbym się skupić bardziej na stronie merytorycznej.
Ważnym punktem na etapie określenia celu, jest wypracowanie korzyści, efektów, jakie zamierzamy osiągnąć, z drugiej strony warto zastanowić się jak będzie,
kiedy system zostanie wdrożony. Jakie to pociągnie zmiany, z czego będziemy rezygnować, czy na przykład co uzyskają, co stracą, a co zmieni się – patrząc ze strony użytkowników, partnerów, dostawców, czy klientów naszej organizacji.
Z moich doświadczeń wynika, że decyzję o zamiarze wdrożenia nowego rozwiązania, dobrze jest przepracować w większym gronie, posłuchać głosów ludzi,
z różnych działów, a na podstawie zebranych opinii, zdecydować czy i jakie rozwiązanie wdrożyć oraz jak, kiedy i z kim je zaimplementować.
Do głównych korzyści jakie możemy osiągnąć, wdrażając nowe system informatyczny należą:
- usprawnienie pracy i procesów biznesowych
- zwiększenie wydajności i produktywności
- poprawa wyników finansowych
- ograniczenie lub eliminacja błędów
- „uszczelnienie” i poprawa komunikacji, zarówno wewnątrz jak i z interesariuszami zewnętrznymi
- ekonomia czasu, którą pracownicy, mogą zainwestować gdzie indziej
- wyeliminowanie lub ograniczenie interpretacji i wynikających z tego błędnych decyzji
- poprawa wizerunku przedsiębiorstwa
- ekologia, dostępność, przyjazność rozwiązania dla ludzi
- .. i wiele innych zależnie od specyfiki branży, wielkości firmy, czy etapu na jakim się ona znajduje
Wybór rozwiązania
jakie są dostępne rozwiązania. Nie ograniczałbym się od razu budżetem, a raczej z dużą otwartością posłuchał – co proponują dostawcy.
W tym miejscu, bardzo istotny jest, wybór osoby, która zajmie się wyszukiwaniem możliwości oraz ustalenie parametrów, które z jednej strony będą nas „trzymały”
w połączeniu z naszym pierwotnym celem (choć warto dać tutaj sobie zgodę na jego weryfikację i zmianę pierwotnych założeń), a z drugiej strony ustalone kryteria pozwolą nam na wybór najbardziej optymalnego systemu i jego dostawcy.
Na co warto zwrócić uwagę wybierając dostawcę i system informatyczny.
- czy dostawca jest producentem, czy pośrednikiem
- czy chcemy gotowe rozwiązanie tzw. pudełkowe, czy interesuje nas rozwiązanie unikatowe i dedykowane dla nas (pamiętając, że jeśli zdecydujemy się na rozwiązanie dedykowane, jego przygotowanie, wdrożenie oraz późniejsza eksploatacja wymaga zdecydowanie więcej czasu, pociąga większe koszty
oraz często wymaga innych kompetencji z naszej strony) - podczas analizy dostępnych ofert, czy spotkań z dostawcami, warto uwzględnić wszystkich interesariuszy i zaprosić do rozmów przedstawicieli wszystkich działów, na które nowe rozwiązanie będzie miało wpływ.
- jak bardzo system informatyczny jest kompatybilny z naszymi innymi już funkcjonującymi w firmie – rozwiązaniami IT
- kto decyduje, o naszych potrzebach? czy pracownicy, dla których będzie to nowe rozwiązanie mają wiedzę i kompetencję z tego zakresu
- jakie są możliwości przetestowania systemu
- czy zakup nowego systemu, pociąga w konsekwencji inne koszty np. wymiany sprzętu, czy oprogramowania
- przyjazność rozwiązania dla przyszłych użytkowników
- funkcjonalność systemu, pod katem naszych potrzeb biznesowych ( w tym miejscu warto nasze potrzeby zhierarchizować na np. kluczowe – niezbędne, potrzebne, dodatkowe), jak również ustalić granicę i pilnować jakie usprawnienia i poprawki są wymagane, a jakie mogę być wdrożone w późniejszym terminie
- jakie doświadczenie – szczególnie z naszej branży – ma dostawca systemu
- jakie są warunki umowy dotyczące okresu przygotowania, wdrożenia i serwisu w czasie eksploatacji
- jak wygląda i jak często są przeprowadzane aktualizacje systemu
- pomoc w razie awarii czy błędów
- jaki jest zakres i cena – szkoleń dla użytkowników
- zgodność z prawem i przepisami, którymi się posługujemy
- jeżeli dotyczy – interfejsy z systemami zewnętrznymi (państwowymi, samorządowymi)
- oraz szereg parametrów technicznych: jak licencje, wymogi techniczne, metody parametryzacji, dokumentacja techniczna.
Wdrożenie – implementacja systemu informacyjnego.
Wybraliśmy dostawcę oraz rodzaj systemu, nadszedł czas na jego wdrożenie. Planując ten ważny etap, warto pamiętać o kilku składowych w procesie.
- tzw. hardware czyli sprzęt i urządzenia, na których nasz nowy system będzie pracował
- tzw. software czyli oprogramowanie w tym interfejsy i oprogramowanie systemowe i aplikacyjne – cała architektura
- zasoby osobowe
- dokumentacja, procedury i instrukcje
Moje doświadczenia, wyraźnie pokazują mi, że bardzo istotną sprawą jest wybranie projekt managera, czy koordynatora, która/który będzie odpowiadał/ła,
za proces implementacji nowego rozwiązania.
Do typowych zadań tej osoby, która wcale nie musi, a nawet nie powinna być informatykiem, należą:
- koordynacja całości projektu
- pilotowanie prac, pilnowanie timingu
- komunikacja z interesariuszami
- bezpośrednia komunikacja z przedstawicielem dostawcy rozwiązania oraz zarządem firmy
- sporządzanie/lub zlecenie, raportów z postępów prac i komunikowanie ich zainteresowanym
- nadzór nad listą anomalii, które pojawiły się w trakcie implementacji
- pomoc w rozwiązywaniu pojawiających się trudności
- koordynacja procesu szkoleń
- zbieranie i klasyfikowanie opinii od użytkowników w trakcie wdrożenia i ewaluacji
- koordynacja momentu rozpoczęcia prac w nowym systemie
- zbieranie i analiza informacji z okresu eksploatacji po wdrożeniu i przekazanie ich do zainteresowanych.
warto skorzystać z usług osoby, lub firmy zewnętrznej. Może ona w naszym imieniu pomóc w procesie określenia potrzeb i możliwości,
wyboru i negocjacji z dostawcą, czy wdrożenia rozwiązania.
I na koniec jeszcze jedna wielka lekcja, która do mnie przyszła – wszelkie systemy informatyczne i informacyjne,
są dla nas, dla ludzi, a nie MY dla nich.
Zapraszam również, do lektury innych artykułów na moim blogu Inspirujący LIDER
Zapraszam do podzielenie się tym artykułem ♾️
