Implementacja systemów informacyjnych.

Nie jestem informatykiem, ale od 30 lat, pracując zarówno w Polsce jak i za granicą, w dużych korporacjach, średnich firmach oraz prowadząc własną działalność, byłem i jestem użytkownikiem bardzo wielu systemów informatycznych.

Wdrażałem centralne rozwiązania informatyczne, będąc głównym zainteresowanym, projekt managerem, pośrednikiem czy koordynatorem. 

 Starałem się łączyć interes działów IT z biznesem, usprawniałem proces komunikacji i dbałem o to, aby technologia służyła człowiekowi. 

Prze wiele lata, moim szefem był informatyk. Który pokazywał mi, że prawie wszystko, można „sprowadzić i zamknąć” do rozwiązań informatycznych i informacyjnych. Niejednokrotnie miał rację, ale nie zawsze .. .

Wszystkie przerobione, odrobione i nie odrobione lekcje, są dla mnie barwną biblioteką doświadczeń. Które zbierałem latami. 

 
Doświadczenia z systemami informacyjnymi, którymi chciałbym się podzielić, dotyczą różnych obszarów działalności biznesowej.
Te w których sam zdobyłem doświadczenie to:

  • BPM – Business Process Management 
  • ERP – Enterprise Resource Planning 
  • ERM – Enterprise Relationship Management
  • SCM – Supply Chain Management 
  • i CRM – Customer Relationship Management
  

Po co nam nowe rozwiązanie, czy system informatyczny?

 
Na różnych etapach działalności w pewnym momencie, pojawia się pomysł wdrożenia nowego systemu informatycznego. Powodów jest bardzo wiele,
a dobrze określony cel jaki przyświeca implementacji, jest jednym z kluczowych elementów procesu wdrożenia. Oczywiście w dużych firmach i międzynarodowych korporacjach często są to decyzje „polityczne”, wynikają z relacji biznesowych, czy są na przykład efektem chwilowego oświecenia jednego z decydentów.

Na takie decyzje często nie mamy wpływu, dlatego chciałbym się skupić bardziej na stronie merytorycznej. 

Ważnym punktem na etapie określenia celu, jest wypracowanie korzyści, efektów, jakie zamierzamy osiągnąć, z drugiej strony warto zastanowić się jak będzie,
kiedy system zostanie wdrożony. Jakie to pociągnie zmiany, z czego będziemy rezygnować, czy na przykład co uzyskają, co stracą, a co zmieni się – patrząc ze strony użytkowników, partnerów, dostawców, czy klientów naszej organizacji.

Z moich doświadczeń wynika, że decyzję o zamiarze wdrożenia nowego rozwiązania, dobrze jest przepracować w większym gronie, posłuchać głosów ludzi, 
z różnych działów, a na podstawie zebranych opinii, zdecydować czy i jakie rozwiązanie wdrożyć oraz jak, kiedy i z kim je zaimplementować. 

Do głównych korzyści jakie możemy osiągnąć, wdrażając nowe system informatyczny należą:

  • usprawnienie pracy i procesów biznesowych
  • zwiększenie wydajności i produktywności 
  • poprawa wyników finansowych 
  • ograniczenie lub eliminacja błędów
  • „uszczelnienie” i poprawa komunikacji, zarówno wewnątrz jak i z interesariuszami zewnętrznymi
  •  ekonomia czasu, którą pracownicy, mogą zainwestować gdzie indziej 
  • wyeliminowanie lub ograniczenie interpretacji i wynikających z tego błędnych decyzji
  • poprawa wizerunku przedsiębiorstwa 
  • ekologia, dostępność, przyjazność rozwiązania dla ludzi
  • .. i wiele innych zależnie od specyfiki branży, wielkości firmy, czy etapu na jakim się ona znajduje  
wybór rozwiązania

Wybór rozwiązania 

 
Kolejnym ważnym elementem, jest decyzja o tym na jakie rozwiązanie się zdecydujemy. Na tym etapie warto jest przeprowadzić badanie rynku i sprawdzić
jakie są dostępne rozwiązania. Nie ograniczałbym się od razu budżetem, a raczej z dużą otwartością posłuchał – co proponują dostawcy.
W tym miejscu, bardzo istotny jest, wybór osoby, która zajmie się wyszukiwaniem możliwości oraz ustalenie parametrów, które z jednej strony będą nas „trzymały”
w połączeniu z naszym pierwotnym celem (choć warto dać tutaj sobie zgodę na jego weryfikację i zmianę pierwotnych założeń), a z drugiej strony ustalone kryteria pozwolą nam na wybór najbardziej optymalnego systemu i jego dostawcy

Na co warto zwrócić uwagę wybierając dostawcę i system informatyczny. 
 
  • czy dostawca jest producentem, czy pośrednikiem 
  • czy chcemy gotowe rozwiązanie tzw. pudełkowe, czy interesuje nas rozwiązanie unikatowe i dedykowane dla nas (pamiętając, że jeśli zdecydujemy się na rozwiązanie dedykowane, jego przygotowanie, wdrożenie oraz późniejsza eksploatacja wymaga zdecydowanie więcej czasu, pociąga większe koszty
    oraz często wymaga innych kompetencji z naszej strony) 
  • podczas analizy dostępnych ofert, czy spotkań z dostawcami, warto uwzględnić wszystkich interesariuszy i zaprosić do rozmów przedstawicieli wszystkich działów, na które nowe rozwiązanie będzie miało wpływ. 
  • jak bardzo system informatyczny jest kompatybilny z naszymi innymi już funkcjonującymi w firmie – rozwiązaniami IT
  • kto decyduje, o naszych potrzebach? czy pracownicy, dla których będzie to nowe rozwiązanie mają wiedzę i kompetencję z tego zakresu
  • jakie są możliwości przetestowania systemu
  • czy zakup nowego systemu, pociąga w konsekwencji inne koszty np. wymiany sprzętu, czy oprogramowania
  • przyjazność rozwiązania dla przyszłych użytkowników
  • funkcjonalność systemu, pod katem naszych potrzeb biznesowych ( w tym miejscu warto nasze potrzeby zhierarchizować na np. kluczowe – niezbędne, potrzebne, dodatkowe), jak również ustalić granicę i pilnować jakie usprawnienia i poprawki są wymagane, a jakie mogę być wdrożone w późniejszym terminie 
  • jakie doświadczenie – szczególnie z naszej branży – ma dostawca systemu 
  • jakie są warunki umowy dotyczące okresu przygotowania, wdrożenia i serwisu w czasie eksploatacji 
  • jak wygląda i jak często są przeprowadzane aktualizacje systemu
  • pomoc w razie awarii czy błędów 
  • jaki jest zakres i cena – szkoleń dla użytkowników 
  • zgodność z prawem i przepisami, którymi się posługujemy
  • jeżeli dotyczy – interfejsy z systemami zewnętrznymi (państwowymi, samorządowymi) 
  • oraz szereg parametrów technicznych: jak licencje, wymogi techniczne, metody parametryzacji, dokumentacja techniczna. 
wdrożenia

Wdrożenie – implementacja systemu informacyjnego. 

 

Wybraliśmy dostawcę oraz rodzaj systemu, nadszedł czas na jego wdrożenie. Planując ten ważny etap, warto pamiętać o kilku składowych w procesie. 

  • tzw. hardware czyli sprzęt i urządzenia, na których nasz nowy system będzie pracował 
  • tzw. software czyli oprogramowanie w tym interfejsy i oprogramowanie systemowe i aplikacyjne – cała architektura
  • zasoby osobowe 
  • dokumentacja, procedury i instrukcje 

Moje doświadczenia, wyraźnie pokazują mi, że bardzo istotną sprawą jest wybranie projekt managera, czy koordynatora, która/który będzie odpowiadał/ła,
za proces implementacji nowego rozwiązania.

Do typowych zadań tej osoby, która wcale nie musi, a nawet nie powinna być informatykiem, należą:
  • koordynacja całości projektu
  • pilotowanie prac, pilnowanie timingu 
  • komunikacja z interesariuszami
  • bezpośrednia komunikacja z przedstawicielem dostawcy rozwiązania oraz zarządem firmy
  • sporządzanie/lub zlecenie, raportów z postępów prac i komunikowanie ich zainteresowanym
  • nadzór nad listą anomalii, które pojawiły się w trakcie implementacji 
  • pomoc w rozwiązywaniu pojawiających się trudności
  • koordynacja procesu szkoleń
  • zbieranie i klasyfikowanie opinii od użytkowników w trakcie wdrożenia i ewaluacji
  • koordynacja momentu rozpoczęcia prac w nowym systemie
  • zbieranie i analiza informacji z okresu eksploatacji po wdrożeniu i przekazanie ich do zainteresowanych. 
Czasami, w trosce o naszych współpracowników, higienę komunikacji, ekologię zespołu, poświęcony czas oraz szanując predyspozycje i umiejętności,
warto skorzystać z usług osoby, lub firmy zewnętrznej. Może ona w naszym imieniu pomóc w procesie określenia potrzeb i możliwości,
wyboru i negocjacji z dostawcą, czy wdrożenia rozwiązania. 

I na koniec jeszcze jedna wielka lekcja, która do mnie przyszła – wszelkie systemy informatyczne i informacyjne,
są dla nas, dla ludzi, a nie MY dla nich. 

Zapraszam również, do lektury innych artykułów na moim blogu Inspirujący LIDER 

Zapraszam do podzielenie się tym artykułem ♾️

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
×

Dzień dobry,
Proszę o kontakt mailem na tomasz.rudnicki@coachmentor.pl

× Napisz do mnie na WhatsApp